MỘT BẢN THUYẾT TRÌNH KẾ HOẠCH KINH DOANH HIỆU QUẢ

Các doanh nhân có xu hướng rơi vào một số sai lầm khi chuẩn bị một kế hoạch kinh doanh. Dưới đây là các đề xuất sẽ giúp bạn tránh được một số lỗi thường gặp nếu bạn muốn người nghe xem xét kế hoạch kinh doanh của bạn một cách nghiêm túc:

Nhấn mạnh sự bảo mật. Nêu rõ rằng tất cả thông tin trong kế hoạch là độc quyền và bảo mật. Đánh số từng bản sao của kế hoạch và kiểm soát mỗi bản sao bằng cách yêu cầu tất cả người nhận kế hoạch phải xác nhận nhận bằng văn bản. Khi một doanh nghiệp khởi nghiệp dựa trên công nghệ độc quyền, hãy thận trọng về việc tiết lộ một số thông tin nhất định - chi tiết về thiết kế công nghệ, ví dụ, hoặc các chi tiết đặc biệt nhạy cảm của chiến lược tiếp thị - ngay cả với một nhà đầu tư tiềm năng. Tuy nhiên, mặc dù bạn cần thận trọng công bố thông tin độc quyền, bạn không nên quá lo lắng về việc ai đó lấy ý tưởng của bạn và "đánh bại bạn.” Nếu điều đó xảy ra, có thể bạn cho rằng bạn không phải là người phù hợp bắt đầu kinh doanh.

Sử dụng ngôn ngữ chính xác. Không có gì làm nản một người đọc nhanh hơn là một bản kế hoạch kinh doanh kém cỏi. Tìm một người biên tập tốt, sau đó xem đi xem lại một cách thật kỹ lưỡng.

Giới hạn trình bày đến độ dài hợp lý. Mục tiêu không phải là viết một kế hoạch kinh doanh dài, mà là viết một kế hoạch kinh doanh tốt. Những người đọc kế hoạch kinh doanh đánh giá cao sự xúc tích, ngắn gọn và xem đó như là một dấu hiệu về khả năng của bạn về xác định và mô tả một cách có tổ chức các yếu tố quan trọng sẽ quyết định sự thành công của công việc kinh doanh của bạn. Trong tất cả các phần trong kế hoạch của bạn, đặc biệt là tóm tắt, hãy nhanh chóng dẫn đến mục tiêu.

Trình bày chuyên nghiệp, hấp dẫn. Để gia tăng sự quan tâm và hỗ trợ thêm sự hiểu biết của người đọc, hãy tự do sử dụng có hiệu quả các công cụ hỗ trợ trực quan, chẳng hạn như đồ thị, hình ảnh và các bảng biểu tóm tắt. Kế hoạch nên đóng tập dễ tháo rời để thuận tiện cho việc sửa đổi trong tương lai, tuy nhiên, không đóng quyển như một cuốn sách và in trên giấy bóng với các hình ảnh và đồ thị hào nhoáng.

Đưa ra bằng chứng vững chắc cho bất kỳ tuyên bố nào. Rất thường xuyên, các doanh nghiệp đưa ra các tuyên bố rộng mà không có dữ liệu tốt, vững chắc để hỗ trợ chúng. Sự hỗ trợ thực tế phải được cung cấp cho bất kỳ ý kiến hoặc bảo đảm nào được thực hiện. Ví dụ, khi hứa hẹn cung cấp dịch vụ cao cấp hoặc giải thích tính hấp dẫn của thị trường, cần bao gồm bằng chứng hỗ trợ mạnh mẽ. Tóm lại, kế hoạch phải đáng tin cậy.

Mô tả sản phẩm bằng các thuật ngữ thông thường. Trình bày sản phẩm/dịch vụ của bạn theo các thuật ngữ đơn giản, dễ hiểu và tránh sa đà sử dụng quá nhiều thuật ngữ công nghiệp. Trả lời câu hỏi "Tại sao mọi người lại muốn mua sản phẩm hay dịch vụ của chúng tôi?"

Nhấn mạnh chất lượng của đội ngũ quản lý. Thông thường, những nhà đầu tư trước tiên sẽ nhìn vào đội ngũ quản lý - đặc biệt là về kinh nghiệm liên quan - và chỉ sau đó mới đánh giá sản phẩm/dịch vụ. Nếu không có những người phù hợp trong quản lý, những nhà đầu tư hiếm khi quan tâm đến kế hoạch.

Phân tích thị trường một cách kỹ lưỡng. Mọi người đều có đối thủ cạnh tranh. Nói rằng “Chúng tôi không có sự cạnh tranh” gần như chắc chắn khiến người đọc hoài nghi. Bạn phải thể hiện trong kế hoạch của mình, nơi doanh nghiệp của bạn sẽ phù hợp với thị trường và những điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ cạnh tranh của bạn. Nếu có thể, hãy nêu các ước tính về thị phần và mức lợi nhuận của họ.

Phần báo cáo tài chính không quá chi tiết hay sơ sài. Các doanh nhân có xu hướng sai lầm bằng cách cung cấp báo cáo tài chính không đầy đủ hoặc báo cáo tài chính gồm nhiều trang dữ liệu tài chính đơn điệu. Họ cũng là nạn nhân cho suy nghĩ quá lạc quan, thậm chí đến mức mơ hồ. Điều này mang lại ấn tượng rằng họ không biết phải làm gì để điều hành một công ty. Xét về tính đầy đủ, bạn nên cung cấp danh sách đầy đủ các giả định thông tin tài chính. Quan trọng nhất, hãy đảm bảo rằng các con số có ý nghĩa.

Không dấu những điểm yếu - xác định những rủi ro thách thức tiềm năng. Một phần khó khăn của việc viết một kế hoạch kinh doanh là đề cập đến các vấn đề tồn tại hoặc điểm yếu - và mọi doanh nghiệp đều có chúng. Một doanh nhân, mong muốn tạo ấn tượng tốt, có thể trở nên say đắm với một cơ hội mà anh ta hoặc cô ta không thể nhìn thấy những sai sót chết người tiềm ẩn.

Ví dụ, một doanh nhân có thể không hỏi, "Tác động có thể có của công nghệ mới, thương mại điện tử, hoặc thay đổi nhu cầu tiêu dùng đối với hoạt động kinh doanh được đề xuất là gì?" Và việc bỏ qua hoặc che đậy vấn đề tiêu cực khi cố gắng huy động vốn có thể gây thiệt hại, thậm chí tai hại chết người. Nếu có những điểm yếu trong kế hoạch, các nhà đầu tư sẽ tìm ra chúng. Tại thời điểm đó, câu hỏi của một nhà đầu tư sẽ là "Bạn còn chưa nói gì với tôi?" Cách tốt nhất để xử lý các điểm yếu là cởi mở và thẳng thắn và có kế hoạch hành động giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Nói cách khác, vấn đề toàn vẹn.

Các nguyên tắc ở trên được thiết kế để giúp bạn tránh các tính năng không chấp nhận được đối với người thường xuyên đọc các kế hoạch kinh doanh. Nếu không, kế hoạch sẽ làm mất đi cơ hội và bạn có thể mất cơ hội nắm bắt một cơ hội tốt. Lý tưởng nhất, nhờ các doanh nhân kinh nghiệm đưa ra quan điểm của họ về ý tưởng kinh doanh và hiệu quả của việc trình bày kế hoạch kinh doanh. Họ biết lối đi an toàn trong các bãi mìn.

CÁC NGUỒN LỰC CHO CHUẨN BỊ MỘT KẾ HOẠCH KINH DOANH

Khi viết một kế hoạch kinh doanh, điều quan trọng là phải biết những gì có tác dụng và những gì không. Có nhiều sách, trang web và phần mềm máy tính mà bạn có thể sử dụng để hướng dẫn bạn từng bước chuẩn bị kế hoạch kinh doanh. Các nguồn tài nguyên như vậy có thể là vô giá. Tuy nhiên, nói chung bạn nên tránh sự cám dỗ chấp nhận một kế hoạch kinh doanh hiện có để sử dụng cho mình. Việc thay đổi các con số và một số câu chữ của kế hoạch kinh doanh của một công ty khác đơn giản là không hiệu quả.

Lập kế hoạch kinh doanh bằng máy tính. Việc sử dụng máy tính tạo điều kiện thuận lợi lớn cho việc chuẩn bị kế hoạch kinh doanh. Ví dụ, khả năng xử lý văn bản của nó có thể tăng tốc độ viết các phần tường thuật của báo cáo. Bảng tính máy tính cũng hữu ích để chuẩn bị các báo cáo tài chính cần thiết trong kế hoạch.

Một số gói phần mềm kế hoạch kinh doanh đã được thiết kế để giúp một người suy nghĩ cẩn thận về các vấn đề quan trọng trong việc bắt đầu một công ty mới và tổ chức những suy nghĩ của mình để tạo ra một bài thuyết trình hiệu quả. Tuy nhiên, các gói phần mềm này không có khả năng tạo ra một kế hoạch độc đáo và do đó có thể hạn chế tính sáng tạo và tính linh hoạt của doanh nhân. Hãy nhớ rằng, không có quy trình đơn giản để viết một kế hoạch kinh doanh - không có "công thức cho sự thành công" - mặc cho những gì quảng cáo phần mềm có thể tuyên bố. Tuy nhiên, nếu bạn nhận ra các hạn chế của chúng, bạn có thể sử dụng các gói phần mềm kế hoạch kinh doanh để tạo thuận lợi cho quá trình này.

Cần sự hỗ trợ của các chuyên gia trong lập kế hoạch kinh doanh. Những người sáng lập công ty là người làm đáng chú ý nhất - và bằng chứng cho thấy rằng họ khá hơn, nếu doanh nghiệp thành công. Nhưng hầu hết các doanh nhân thiếu bề dày kinh nghiệm và bí quyết cần thiết cho việc lập kế hoạch.

Một doanh nhân không thể trả lời những câu hỏi khó khăn về kinh doanh có thể cần đến một cố vấn lập kế hoạch kinh doanh - một người quen làm việc với các công ty nhỏ, startup và chủ công ty thiếu kinh nghiệm quản lý tài chính. Các cố vấn như vậy bao gồm kế toán, chuyên gia tiếp thị, luật sư (tốt nhất là với chuyên về doanh nghiệp), tổ chức vườn ươm, các công ty phát triển kinh doanh nhỏ (SBDCs) và các văn phòng phát triển kinh tế khu vực và địa phương.

Một ngân hàng đầu tư hoặc trung gian tài chính có thể lập một kế hoạch kinh doanh như là một phần của các nỗ lực huy động vốn tổng thể của công ty. Tuy nhiên, theo giải thích của Jill Andresky Fraser, “Chiến thuật của anh ta sẽ khiến bạn mất phí - bạn có thể phải trả một khoản phí theo giờ cũng như tỷ lệ dự phòng dựa trên số tiền được huy động hoặc thậm chí là cổ phần. Tuy nhiên, một trung gian được lựa chọn tốt sẽ có những mối liên lạc mà bạn thiếu, và thậm chí có thể giúp bạn cải cách hoàn toàn kế hoạch kinh doanh của mình".

Đảm bảo giúp đỡ trong việc chuẩn bị kế hoạch kinh doanh không làm giảm trách nhiệm của doanh nhân là người lập kế hoạch chính. Ý tưởng của doanh nhân vẫn cần thiết để tạo ra một kế hoạch thực tế và đáng tin cậy.

(Còn nữa)

Theo Khởi nghiệp đổi mới sáng tạo, số 42.2018

N.M.Q. (Small Business Management: Launching

and Growing Entrepreneurial Ventures, Justin G.)