Kế hoạch kinh doanh tóm tắt là bản rút gọn của kế hoạch kinh doanh toàn diện, chỉ trình bày những vấn đề và dự báo quan trọng nhất đối với doanh nghiệp. Kế hoạch kinh doanh mở rộng có thể có giá trị hạn chế khi môi trường kinh doanh tiềm ẩn nhiều yếu tố không chắc chắn hoặc khi việc xác định thời gian là một yếu tố quan trọng trong việc nắm bắt một cơ hội. Kế hoạch kinh doanh tóm tắt tập trung chủ yếu vào các vấn đề thị trường, chẳng hạn như giá cả, cạnh tranh và các kênh phân phối.

Để tìm kiếm nguồn tài chính bên ngoài từ các ngân hàng, kế hoạch kinh doanh tóm tắt là đủ nhưng cần bao gồm các kết quả tài chính trước đây và những dự kiến trong tương lại. Trên thực tế, rất hiếm khi một doanh nhân cung cấp bất kỳ hình thức nào của kế hoạch khi yêu cầu một khoản vay vì vậy một kế hoạch kinh doanh tóm tắt có thể sẽ tạo ấn tượng tốt cho các giám đốc ngân hàng. Hơn nữa, kế hoạch tóm tắt có thể hữu ích trong việc đánh giá sự quan tâm của nhà đầu tư để quyết định có nên bỏ thời gian và công sức để viết kế hoạch kinh doanh toàn diện hay không.

KẾ HOẠCH KINH DOANH TOÀN DIỆN

Khi các doanh nhân khởi nghiệp và nhà đầu tư nói về kế hoạch kinh doanh, họ thường đề cập đến kế hoạch toàn diện, một bản kế hoạch kinh doanh đầy đủ cung cấp những phân tích chuyên sâu về các yếu tố quan trọng sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, cùng với tất cả các giả định cơ bản. Một kế hoạch như vậy rất hữu ích khi mô tả một cơ hội (khởi nghiệp) mới đang phải đối mặt với sự thay đổi đáng kể trong kinh doanh hay môi trường bên ngoài (thay đổi nhân khẩu học, các quy định mới, hoặc các xu hướng công nghiệp đang phát triển), diễn giải cho một tình huống kinh doanh phức tạp, v.v.

CHUẨN BỊ CHO KẾ HOẠCH KINH DOANH

Hai vấn đề cần quan tâm hàng đầu khi viết kế hoạch kinh doanh bao gồm: (1) Nội dung và cấu trúc của kế hoạch và (2) hiệu quả của việc viết thuyết trình.

Nội dung và cấu trúc của kế hoạch kinh doanh

Khi xem xét nội dung và cấu trúc của kế hoạch kinh doanh, hãy suy nghĩ trước hết về cơ hội. Các chiến lược và các kế hoạch tài chính nên đề cập sau. Trong việc đánh giá một cơ hội, hãy xem xét kỹ lưỡng các yếu tố cơ bản và phụ thuộc lẫn nhau sau đây. Các quyết định về những yếu tố này sẽ giúp xác định nội dung của kế hoạch kinh doanh cho một doanh nghiệp khởi nghiệp.

-              Nhóm kinh doanh. Không có gì quan trọng hơn những người sẽ bắt đầu và quản lý doanh nghiệp khởi nghiệp - cụ thể, trình độ chuyên môn của họ, chiều sâu và bề rộng kinh nghiệm mà họ mang lại cho doanh nghiệp.

-              Cơ hội. Doanh nghiệp sẽ bán gì, cho cho ai và làm thế nào để có thể tăng trưởng nhanh chóng. Triển vọng ngành và thị trường (nên bao gồm việc đánh giá những thách thức và cách mà nhóm kinh doanh có thể ứng phó với những thách thức này).

-              Nguồn lực. Các nguồn lực quan trọng cho một doanh nghiệp khởi nghiệp không chỉ bao gồm tiền, mà còn bao gổm cả tài sản con người (nhà cung cấp, kế toán, luật sư, nhà đầu tư, v.v..) và tài sản cứng (các khoản phải thu1, hàng tồn kho, v.v..). Cách tiếp cận của doanh nhân với các nguồn lực này là "làm được nhiều nhất với nguồn lực ít nhất.” Doanh nhân nên nghĩ cách làm việc với các nguồn lực tối thiểu và tập trung vào "giảm thiểu và kiểm soát” hơn là “tối đa hóa và sở hữu”.

-              Cơ cấu tài chính. Cách tài chính của công ty được cơ cấu (nợ so với vốn chủ sở hữu) và cách tỷ lệ sở hữu được chia cho những người sáng lập và nhà đầu tư có tác động đáng kể đến động lực của doanh nhân để làm việc hiệu quả hơn. Mục đích là để tìm một giao dịch cả hai bên cùng có lợi.

-              Bức tranh lớn. Bối cảnh (hoặc các yếu tố bên ngoài) của một cơ hội bao gồm môi trường pháp lý, lãi suất, xu hướng nhân khẩu học, lạm phát và các yếu tố khác chắc chắn thay đổi nhưng doanh nhận không thể được kiểm soát được.

(1) Khoản phải thu là khoản mà khách hàng (cá nhân hay công ty) phải trả cho một doanh nghiệp cho những sản phẩm hay dịch vụ đã được chuyển đến hay đã được sử dụng mà chưa được trả tiền. Các khoản phải thu thường dưới dạng tín dụng và thường trong thời gian ngắn, từ vài ngày cho đến 1 năm.Mặc dù các vấn đề được liệt kê ở trên rất quan trọng như nền tảng cho một kế hoạch kinh doanh hiệu quả, nhưng cần có sự phù hợp giữa tất cả các yếu tố. Như được thể hiện trong Hình 1, một kế hoạch tốt sẽ tập hợp được mộthóm kinh doanh phù hợp, cơ hội phù hợp, các nguồn lực phù hợp, cơ cấu tài chính phù hợp và bối cảnh phù hợp. Sẽ luôn có sự không chắc chắn và mơ hồ; điều bất ngờ nhất định sẽ xảy ra nhưng bằng cách giải quyết tất cả các yếu tố phụ thuộc lẫn nhau này, bạn có thể chắc chắn rằng bạn đã cố gắng giải quyết được các vấn đề quan trọng.

Không có cấu trúc duy nhất cho mọi kế hoạch kinh doanh. Kế hoạch cho một cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, hoặc kinh doanh bán buôn sẽ khác nhau về chủ đề, thứ tự trình bày và những gì được nhấn mạnh bởi những yếu tố cần thiết khác nhau. Tuy nhiên, các nhà đầu tư muốn thấy một cấu trúc quen thuộc với họ. Vì vậy, bạn không nên viết một kế hoạch kinh doanh mà về cơ bản khác với cấu trúc mà các nhà đầu tư quen thuộc. Việc làm sai lệch với cấu trúc này sẽ là một sai lầm.

Bảng 1 tóm tắt các phần chính cho hầu hết các kế hoạch kinh doanh, cung cấp cái nhìn toàn cảnh về những gì được đưa vào kế hoạch. Các phần chính của kế hoạch kinh doanh như sau:

Trang bìa. Trang bìa phải chứa các thông tin sau:

-              Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax và trang web

-              Tagline và logo công ty

-              Thông tin của người liên hệ (tốt nhất là người đứng đầu): Tên, địa chỉ gửi thư, số điện thoại, số fax và e-mail

-              Ngày xây dựng kế hoạch kinh doanh

-              Nếu kế hoạch được trình bày trước các nhà đầu tư, cần một tuyên bố từ chối trách nhiệm rằng kế hoạch được cung cấp trên cơ sở bảo mật cho các nhà đầu tư đủ điều kiện và không được sao chép khi chưa cho có dự đồng ý.

-              Số lượng bản sao (giúp theo dõi số lượng bản sao còn lại).

Mục lục. Mục lục cung cấp một danh sách tuần tự các phần của kế hoạch cùng số trang. Điều này cho phép người đọc đọc tại chỗ kế hoạch (một thực tế phổ biến) thay vì đọc lần lượt các trang.

Tóm tắt dự án. Tóm tắt dự án thường được cho là phần quan trọng nhất trong kế hoạch kinh doanh. Nếu bạn không thu hút được sự chú ý của người đọc trong bản tóm tắt dự án, rất có thể họ sẽ không tiếp tục đọc. Ngay từ đầu, nó phải truyền tải một bức tranh rõ ràng và ngắn gọn về doanh nghiệp được đề xuất và, đồng thời, tạo cảm giác phấn khích về triển vọng của nó. Điều này có nghĩa rằng nó phải được viết để đạt được sự rõ ràng và tạo ra sự quan tâm. Mặc dù bản tóm tắt xuất hiện ở đầu kế hoạch kinh doanh, nó cung cấp tổng quan về toàn bộ kế hoạch và cần được viết cuối cùng. Trong không quá ba (tốt

nhất là hai) trang, bản tóm tắt dự án phải bao gồm các phần sau đây:

-              Mô tả cơ hội

-              Giải thích định hướng kinh doanh chủ đạo

-              Tổng quan về ngành công nghiệpr

-              Thị trường mục tiêu

-              Lợi thế cạnh tranh mà bạn hy vọng đạt được trên thị trường

-              Triển vọng kinh tế mà cơ hội mang lại

-              Nhóm kinh doanh

-              Số tiền và mục đích của số tiền được yêu cầu nếu bạn đang huy động vốn.

Phân tích ngành công nghiệp, khách hàng mục tiêu và đối thủ cạnh tranh. Mục đích chính của phần này là trình bày cơ hội và chứng minh tại sao bạn cần phục vụ một thị trường quan trọng. Bạn nên mô tả ngành công nghiệp mà bạn sẽ cạnh tranh, bao gồm quy mô ngành, tốc độ tăng trưởng, xu hướng chính và người chơi chính. Tiếp theo bạn sẽ xác định các phân đoạn khác nhau của ngành và cuối cùng mô tả chi tiết khe hở thị trường mà bạn dự định tham gia. Về khách hàng mục tiêu, bạn mô tả về nhân khẩu học và các biến tâm lý, chẳng hạn như giá trị của họ, thái độ của họ và thậm chí là nỗi sợ của họ. Bạn càng xác định được rõ ràng khách hàng của mình thì bạn càng có nhiều khả năng cung cấp một sản phẩm/dịch vụ thực sự đang có nhu cầu. Cuối cùng, phân tích sản phẩm hoặc thuộc tính dịch vụ mà đối thủ cạnh tranh đang cung cấp hoặc không cung cấp.

TAGLINE VÀ SOLOGAN

Khi Tom Bodett đang ghi âm 1 đoạn quảng cáo qua radio cho Motel 6, anh phát hiện kịch bản còn thiếu 1 vài giây. Và để kết thúc mẫu quảng cáo đó, Tom đã ngẫu hứng nói thêm vài từ. Câu nói đó trở thành 1 “hit” đối với khách hàng.

Ngay cả bây giờ, sau 30 năm, Quảng cáo Motel 6 của Tom Bodett vẫn kết thúc với tagline, “We’ll leave the light on for you” (Chúng tôi luôn chờ đợi bạn).

Những câu tagline có thể dễ thương, hài hước, tưng tửng hoặc chả liên quan gì cả, nhưng thông thường chúng không giúp gì mấy cho sự thành công của 1 thương hiệu. Tagline giống như là chiếc xe quét đường ở cuối mỗi đoàn diễu hành. Chúng báo hiệu 1 mẫu quảng cáo sắp kết thúc nhưng hiếm khi nào định vị được 1 thương hiệu.

Slogan thì lại khác. Một câu slogan tốt có thể truyền tải được chiến lược của cả công ty. Tại sao lại chọn Motel 6? Chắc chắn không phải vì họ luôn chờ đón bạn. Ghé thăm trang web của họ và bạn sẽ thấy câu trả lời chính là “Giá thấp nhất trong cả nước”. Đó mới chính là câu slogan thực sự của Motel 6, và họ đã đóng đinh nó vào quảng cáo của họ.

(Còn nữa)

N.L.H. (Small Business Management: Launching and Growing Entrepreneurial Ventures), Justin G. Longenecker, Carlos W. Moore, J. William Petty,

Leslie E. Palich